E-Mutabakat Yazılımı Nasıl Çalışır? Adım Adım Mutabakat Süreci

İşletmelerin müşteri ve tedarikçileriyle gerçekleştirdiği cari hesap mutabakatları, finans ve muhasebe süreçlerinin önemli bir parçasıdır. Ancak çok sayıda cari hesapla çalışan şirketlerde mutabakat mektuplarını hazırlamak, e-postaları göndermek, yanıtları takip etmek ve bakiye farklılıklarını incelemek zaman alabilir.

E-mutabakat yazılımı, bu işlemleri dijital ortama taşıyarak mutabakat sürecinin daha hızlı, düzenli ve izlenebilir şekilde yönetilmesini sağlar. Peki, e-mutabakat yazılımı nasıl çalışır? Veriler sisteme nasıl aktarılır, mutabakat mektupları nasıl gönderilir ve müşteri yanıtları nasıl takip edilir?

Bu yazıda, dijital mutabakat sürecinin adımlarını ve Mutabıkız ile bu sürecin nasıl yönetilebileceğini ele alıyoruz.

E-Mutabakat Yazılımı Nasıl Çalışır?

E-mutabakat yazılımı, işletmenin cari hesap verilerinin sisteme aktarılmasıyla başlayan ve mutabakat yanıtlarının raporlanmasıyla devam eden bir iş akışı üzerinden çalışır.

Genel olarak süreç şu adımlardan oluşur:

1. Cari hesap verileri sisteme aktarılır.
2. Mutabakat dönemi ve gönderilecek kayıtlar belirlenir.
3. Mutabakat mektupları hazırlanır ve toplu olarak gönderilir.
4. Müşteri veya tedarikçi bakiyeyi inceler ve yanıt verir.
5. Bakiye farklılıkları araştırılır ve gerektiğinde ekstre karşılaştırması yapılır.
6. Yanıtlar, gönderim durumları ve işlem kayıtları raporlanır.

Bu işlemlerin tek bir platform üzerinden yürütülmesi, manuel takip ihtiyacını azaltır ve finans ekiplerine süreç üzerinde daha fazla kontrol sağlar.

1. Cari Hesap Verileri Sisteme Aktarılır

E-mutabakat sürecinin ilk adımı, işletmenin muhasebe veya ERP sisteminde bulunan cari hesap bilgilerinin mutabakat yazılımına aktarılmasıdır.

Bu bilgiler; müşteri ve tedarikçi hesaplarını, işlem tarihlerini, borç ve alacak tutarlarını, bakiyeleri ve ilgili mutabakat dönemini içerebilir.

Veri aktarımı, kullanılan yazılıma ve işletmenin altyapısına göre farklı yöntemlerle gerçekleştirilebilir:

• ERP entegrasyonu: Mevcut kurumsal kaynak planlama sistemindeki veriler kullanılır.
• Veritabanı bağlantısı: Desteklenen veritabanlarından gerekli kayıtlar okunur.
• API entegrasyonu: Sistemler arasında tanımlanan servisler üzerinden veri aktarılır.
• Excel ile aktarım: Entegrasyon kurulmadan dosya üzerinden başlangıç yapılabilir.

Mutabıkız, Gateway, REST API, doğrudan veritabanı bağlantısı ve Excel içe aktarımı gibi seçeneklerle farklı veri aktarım ihtiyaçlarını destekler.

Bu sayede işletmeler, mevcut altyapılarını tamamen değiştirmeden e-mutabakat sürecini dijitalleştirebilir.

2. Mutabakat Dönemi ve Gönderilecek Kayıtlar Belirlenir

Veriler aktarıldıktan sonra hangi döneme ait bakiyelerin mutabakata sunulacağı belirlenir.

Örneğin bir işletme, belirli bir ayın sonundaki müşteri bakiyelerini kontrol etmek veya tedarikçileriyle dönemsel hesap mutabakatı gerçekleştirmek isteyebilir.

Bu aşamada gönderilecek cari hesaplar seçilir, gerekli filtreler uygulanır ve ilgili bakiye bilgileri kontrol edilir.

Mutabıkız'da mutabakat gönderimleri dönem bazında yönetilir. Farklı para birimlerindeki bakiyeler de desteklenen görünüm yapısıyla takip edilebilir.

Gönderim öncesi önizleme sayesinde mektuplardaki bilgiler kontrol edilebilir. Böylece yanlış kayıt veya eksik bilgiyle gönderim yapılması riskinin azaltılmasına yardımcı olunur.

3. Mutabakat Mektupları Hazırlanır ve Toplu Gönderilir

Bir sonraki adım, cari hesap bilgilerini içeren mutabakat mektuplarının hazırlanmasıdır.

Manuel yöntemde her müşteri veya tedarikçi için ayrı belge hazırlamak ve e-posta göndermek gerekebilir. E-mutabakat yazılımında ise uygun kayıtlar üzerinden mektuplar hazırlanabilir ve çok sayıda alıcıya toplu gönderim yapılabilir.

Mutabıkız ile:

• Kurumsal mutabakat mektupları hazırlanabilir.
• Cari hesap bilgileri sistemdeki veri alanlarından oluşturulabilir.
• Gönderim öncesi mektup ve ekstre bilgileri incelenebilir.
• Çok sayıda cari hesaba toplu e-posta gönderilebilir.
• Gönderim sırasında oluşan hatalar raporlanabilir.

Toplu gönderim, özellikle yüzlerce veya binlerce cari hesabı bulunan işletmelerde manuel iş yükünün azaltılmasına yardımcı olur.

4. Müşteri veya Tedarikçi Mutabakatı Yanıtlar

Mutabakat mektubu gönderildikten sonra karşı tarafın bakiyeyi incelemesi ve yanıt vermesi gerekir.

Geleneksel yöntemde müşteri veya tedarikçi e-posta üzerinden cevap verebilir. Ardından finans ekibinin bu yanıtı bulması, ilgili cari hesapla eşleştirmesi ve kayıt altına alması gerekir.

Dijital mutabakat yazılımında ise bu işlem daha merkezi bir şekilde yürütülebilir.

Mutabıkız'da karşı taraf, e-postadaki bağlantıya tıklayarak mutabakat ekranına ulaşabilir. Üyelik oluşturması veya sisteme parola ile giriş yapması gerekmez.

Karşı tarafın önünde iki temel seçenek bulunur:

• Mutabıkız: Bildirilen bakiye kabul edilir.
• Mutabık Değiliz: Bakiye farklılığı bildirilir ve itiraz için açıklama girilir.

Verilen yanıt sisteme iletilir ve işletmenin yönetim panelinde takip edilebilir. Onay kayıtları IP adresi ve zaman damgasıyla saklanır.

Bu yapı, müşteri ve tedarikçilerin sürece katılımını kolaylaştırırken finans ekiplerinin yanıtları tek tek e-posta kutularında arama ihtiyacını azaltır.

5. Bakiye Farklılıkları ve Ekstre Uyuşmazlıkları İncelenir

Her mutabakatın onaylanması beklenemez. İki tarafın muhasebe kayıtlarında farklılıklar bulunabilir.

Bu farklılıklar; eksik kaydedilen faturalar, ödeme kayıtları, işlem tarihleri veya dönem sonu bakiyelerindeki farklılıklardan kaynaklanabilir.

Bu durumda yalnızca toplam bakiyeye bakmak yeterli olmayabilir. İşlem satırlarının karşılaştırılması gerekebilir.

Mutabıkız'ın ekstre portalı bu aşamada devreye girer. Karşı taraf kendi Excel ekstresini yükleyebilir ve sistem üzerinden iki tarafın kayıtları karşılaştırılabilir. Böylece farklılıkların satır bazında incelenmesi kolaylaşır.

Uyuşmazlıkların kaynağını belirlemek ve gerekli muhasebe kontrollerini gerçekleştirmek ilgili işletmelerin değerlendirmesine bağlıdır. Yazılım, bu incelemeyi destekleyen bir araç görevi görür.

6. Yanıt Bekleyen Mutabakatlar Takip Edilir

Mutabakat sürecinin önemli bir bölümü de henüz yanıtlanmamış kayıtların takibidir.

Bir mektubun gönderilmiş olması, karşı tarafın onu gördüğü veya yanıtladığı anlamına gelmez. Bu nedenle gönderim, teslim, açılma, bağlantıya tıklanma ve yanıt durumlarının birbirinden ayrı takip edilmesi önemlidir.

Mutabıkız, bu durumların yönetim panelinden izlenmesini ve yanıt bekleyen kayıtların belirlenmesini sağlar.

Ayrıca hatırlatma başlangıç tarihi ve gönderim sıklığı tanımlanarak yanıtlanmayan mutabakatlar için hatırlatma süreci yönetilebilir.

Bu sayede finans ekipleri, hangi cari hesaplar için işlem yapılması gerektiğini daha kolay belirleyebilir.

7. Mutabakat Sonuçları Raporlanır ve Arşivlenir

E-mutabakat sürecinin son aşaması, yapılan işlemlerin sonuçlarını değerlendirmek ve geçmiş kayıtları saklamaktır.

Raporlama sayesinde şu sorular yanıtlanabilir:

• Kaç mutabakat mektubu gönderildi?
• Kaç mektup teslim edildi?
• Hangi müşteriler veya tedarikçiler mutabık kaldı?
• Hangi hesaplarda itiraz veya bakiye farklılığı bulunuyor?
• Hangi mutabakatlar yanıt bekliyor?
• Gönderim ve yanıt süreçlerinde hangi işlemler gerçekleştirildi?

Mutabıkız, mutabakat raporları, dönem yönetimi, gönderim durumları ve işlem geçmişi üzerinden bu bilgilerin takip edilmesini destekler.

Geçmiş dönem kayıtlarına erişilebilmesi, finansal kontrollerin ve denetim hazırlıklarının daha düzenli yürütülmesine yardımcı olur.

E-Mutabakat Yazılımı Kullanmak Neden Önemlidir?

E-mutabakat yazılımının temel amacı, yalnızca mektup göndermek değil, mutabakat sürecinin tamamını daha yönetilebilir hale getirmektir.

Başlıca avantajları şunlardır:

Zaman tasarrufu: Toplu gönderim ve merkezi takip, tekrarlayan manuel işlemleri azaltır.

Daha düzenli takip: Yanıtlanan, yanıt bekleyen ve itiraz edilen hesaplar tek panelde izlenebilir.

Daha kolay uyuşmazlık incelemesi: Ekstre karşılaştırma, kayıt farklılıklarının araştırılmasına yardımcı olur.

İşlem geçmişine erişim: Gönderim ve yanıt kayıtları geriye dönük olarak incelenebilir.

Daha kontrollü finans operasyonları: Dönem yönetimi, hatırlatma ve raporlama süreçleri tek bir iş akışında birleştirilebilir.

Mutabıkız ile E-Mutabakat Sürecinizi Dijitalleştirin

Mutabıkız, işletmelerin müşteri ve tedarikçileriyle yürüttüğü cari hesap mutabakatlarını dijital ortamda yönetmek için geliştirilmiş bir platformdur.

Veri aktarımından toplu mutabakat gönderimine, bağlantı üzerinden yanıt almaktan ekstre karşılaştırma ve raporlamaya kadar farklı aşamaları aynı platformda bir araya getirir.

Ayrıca İyzico entegrasyonu üzerinden ödeme bağlantısı oluşturma ve tahsilat bağlantılarının durumunu takip etme imkânı da sunar.

Manuel mutabakat süreçlerinde yaşanan zaman kaybını azaltmak, yanıtları daha kolay takip etmek ve finansal operasyonlarınızı merkezi bir yapı üzerinden yönetmek istiyorsanız Mutabıkız ana sayfasını ziyaret ederek platformun özelliklerini inceleyebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

E-mutabakat yazılımı kullanmak için ERP entegrasyonu gerekli midir?

Hayır. Kullanılan yazılıma bağlı olarak veri aktarımı Excel üzerinden de yapılabilir. Mutabıkız, Excel aktarımının yanı sıra Gateway, REST API ve doğrudan veritabanı bağlantısı seçeneklerini destekler.

E-mutabakat yazılımında müşteri sisteme giriş yapmak zorunda mıdır?

Mutabıkız'da müşteri veya tedarikçi, e-postadaki bağlantı üzerinden mutabakat ekranına ulaşabilir. Yanıt vermek için ayrıca üyelik oluşturması veya parola girmesi gerekmez.

Mutabakat yazılımı bakiye farklılıklarını tespit edebilir mi?

Ekstre karşılaştırma özellikleri, iki tarafın kayıtları arasındaki farklılıkların incelenmesine yardımcı olabilir. Farklılığın nedenini belirlemek ve gerekiyorsa muhasebe kayıtlarını düzeltmek için ayrıca kontrol yapılmalıdır.

Yanıt vermeyen müşteriler nasıl takip edilir?

E-mutabakat yazılımındaki raporlar üzerinden yanıt bekleyen kayıtlar belirlenebilir. Mutabıkız'da hatırlatma tarihleri ve sıklığı tanımlanarak yanıt takibi sistematik hale getirilebilir.

E-mutabakat yazılımı tahsilat işlemlerini de yönetebilir mi?

Bu özellik kullanılan yazılıma göre değişir. Mutabıkız, mutabakat süreçlerinin yanında İyzico entegrasyonu ile ödeme bağlantısı oluşturma ve bağlantı durumunu takip etme özellikleri sunar.

E-mutabakat yazılımı, cari hesap mutabakatlarını veri aktarımı, mektup gönderimi, yanıt takibi, uyuşmazlık incelemesi ve raporlama adımlarından oluşan dijital bir sürece dönüştürür.

Doğru yazılım seçimiyle işletmeler manuel işlemleri azaltabilir, mutabakatların durumunu daha kolay takip edebilir ve finans ekiplerinin operasyonel verimliliğini destekleyebilir.

Mutabakat süreçlerinizi dijitalleştirmek için Mutabıkız'ı keşfedin.