ERP ile E-Mutabakat Nasıl Entegre Edilir?

ERP ile e-mutabakat entegrasyonu, şirketlerin cari hesap, borç, alacak ve bakiye gibi finansal verilerini ERP sisteminden alarak mutabakat süreçlerini dijital ortamda otomatik şekilde yürütmesini sağlar. Böylece manuel Excel çalışmaları, tek tek e-posta gönderimleri ve mutabakat sonuçlarının ayrı dosyalarda takip edilmesi gibi operasyonel işlemler azaltılabilir.

Mutabıkız, kurumların mevcut ERP ve veri altyapılarına göre farklı entegrasyon yöntemleriyle çalışabilen bir Finansal E-Mutabakat ve Tahsilat Yönetim Platformudur. Platform; Gateway, REST API, doğrudan veritabanı bağlantısı ve Excel içe aktarımı gibi farklı veri bağlantı yöntemlerini destekler.

ERP ile E-Mutabakat Entegrasyonu Nedir?

ERP ile e-mutabakat entegrasyonu, şirketin muhasebe ve cari hesap verilerinin ERP sisteminden alınarak elektronik mutabakat sürecinde kullanılmasını ifade eder.

Geleneksel yöntemde muhasebe veya finans ekipleri ERP'den rapor alır, Excel veya PDF dosyaları hazırlar, müşterilere veya tedarikçilere gönderir ve gelen yanıtları manuel olarak takip eder.

Entegre e-mutabakat sisteminde ise bu süreç merkezi bir platform üzerinden yönetilebilir.

Temel süreç şu şekilde ilerler:

ERP → Veri bağlantısı → Mutabakat mektubu → E-posta gönderimi → Karşı taraf yanıtı → Fark analizi → Raporlama

Mutabıkız'da ERP tablolarından alınan veriler kurumun ihtiyacına göre yapılandırılabilir. Sütunlar doğrudan ERP'den beslenebilir ve kuruma özel başlıklarla kullanılabilir.

ERP E-Mutabakat Entegrasyonu Nasıl Yapılır?

ERP ile e-mutabakat entegrasyonu için öncelikle kurumun mevcut teknik altyapısı değerlendirilir. Daha sonra ERP verilerine erişim için uygun bağlantı yöntemi belirlenir.

Mutabıkız'ın entegrasyon yapısında dört temel yöntem bulunur:

1. Gateway
2. REST API
3. Doğrudan veritabanı bağlantısı
4. Excel içe aktarımı

Hangi yöntemin kullanılacağı; kurumun ERP altyapısına, BT politikalarına ve veri erişim modeline göre belirlenebilir.

1. Gateway ile ERP E-Mutabakat Entegrasyonu

Gateway, kurum içerisinde çalışan ve ERP verilerinin güvenli şekilde Mutabıkız'a aktarılmasını sağlayan bağlantı yöntemlerinden biridir.

Mutabıkız dokümanında Gateway; dışarıya açılan port gerektirmeyen güvenli bir tünel olarak tanımlanıyor. Gateway iletişimi şirket kodu, donanım kimliği ve lisans anahtarı ile şifreleniyor. Ayrıca ağda dışarıdan içeriye bir port açılması gerekmiyor.

Bu yöntem özellikle ERP verilerinin kurum dışına doğrudan açılmasının tercih edilmediği yapılarda değerlendirilebilir.

Not: Mutabıkız'ın mevcut dokümantasyonunda Gateway yöntemi için hatırlatma otomasyonunun çalışmadığı belirtilmektedir. Bu nedenle entegrasyon yöntemi seçilirken kurumun ihtiyaç duyduğu özelliklerin ayrıca değerlendirilmesi gerekir.

2. REST API ile ERP E-Mutabakat Entegrasyonu

REST API, ERP veya kurum içindeki servislerden verilerin Mutabıkız'a aktarılmasını sağlayan bir diğer entegrasyon yöntemidir.

API entegrasyonunda kurum tarafından geliştirilen JSON servisleri kullanılabilir. Mutabıkız dokümanına göre REST API yöntemi canlı veri senaryolarını destekleyecek esneklik sunar.

API tabanlı entegrasyonda genel akış şu şekildedir:

ERP → API/JSON servisleri → Mutabıkız → E-Mutabakat süreci

Bu yapı sayesinde ERP'deki gerekli finansal verilerin mutabakat sürecinde kullanılabilmesi mümkün hale gelir.

3. Veritabanı Üzerinden ERP Entegrasyonu

ERP verilerine doğrudan veritabanı üzerinden erişim de kullanılabilecek yöntemlerden biridir.

Mutabıkız; SQL Server, MySQL, PostgreSQL ve Firebird gibi yaygın veritabanlarıyla doğrudan DB erişimini destekleyen bir mimariye sahiptir. Bağlantı güvenli IP üzerinden gerçekleştirilebilir.

Bu yöntemde mutabakat için gerekli cari hesap ve finansal veriler ERP'nin bağlı olduğu veritabanından alınarak işlenebilir.

Örneğin süreç:

ERP veritabanı → Cari hesap verileri → Mutabıkız → Mutabakat mektubu

şeklinde ilerleyebilir.

Mutabıkız'ın mimarisinde ERP verileri kalıcı olarak tutulmaz; ham ERP verileri sorgu sırasında çekilerek işlenir. Sistemde işlem ve iz kayıtları arşivlenir.

4. Excel ile E-Mutabakata Başlamak

Her şirketin ERP entegrasyonunu aynı anda tamamlaması mümkün olmayabilir. Bu durumda Excel içe aktarımı daha pratik bir başlangıç yöntemi olarak kullanılabilir.

Mutabıkız, ERP entegrasyonu tamamlanmadan manuel ve hızlı başlangıç için Excel içe aktarımını destekler.

Ayrıca karşı kurum kendi Excel ekstresini portala yükleyebilir. Sistem, iki ekstreyi otomatik olarak karşılaştırarak farklılıkların incelenmesine olanak sağlar.

Bu nedenle Excel, yalnızca veri aktarımı için değil, ekstre fark analizi sürecinde de kullanılabilir.

ERP Entegrasyonundan Sonra E-Mutabakat Süreci Nasıl İlerler?

ERP bağlantısı kurulduktan sonra mutabakat süreci tek bir operasyon ekranından yönetilebilir.

Mutabıkız'ın yapısında ERP'den alınan verilerle toplu mutabakat mektupları oluşturulabilir.

Gönderim öncesinde;

• Cari sayısı
• Şablon
• Veri alanları
• İşlem tarihi
• Vade
• Borç ve alacak kalemleri
• Bakiye bilgileri

kontrol edilebilir. Ekstre bilgileri gönderim öncesinde canlı olarak görüntülenebilir ve istenirse Excel olarak indirilebilir.

Daha sonra mutabakat mektupları toplu olarak gönderilebilir.

E-Mutabakat Gönderildikten Sonra Ne Olur?

Mutabıkız'da gönderilen e-postaların teslim edilme, okunma ve portal bağlantısına tıklanma durumları takip edilebilir. Böylece hangi mutabakatların ulaştığı veya yanıt beklediği merkezi panel üzerinden görülebilir.

Karşı taraf ise e-postadaki güvenli bağlantıya tıklayarak herhangi bir kullanıcı adı ve şifre oluşturmadan mutabakat ekranına ulaşabilir.

Bakiye doğruysa “Mutabıkız”, farklıysa “Mutabık Değiliz” seçeneği üzerinden yanıt verebilir. İtiraz durumunda açıklama girilmesi gerekir.

Bu yapı, karşı tarafın ayrıca sisteme üye olmasını gerektirmeden mutabakat sürecinin tamamlanmasını sağlar.

ERP ile E-Mutabakat Entegrasyonunun Avantajları Nelerdir?

ERP ve e-mutabakat sisteminin entegre çalışması, finans ve muhasebe ekiplerinin manuel operasyonlarını azaltabilir.

Daha az manuel işlem

ERP'deki verilerin yeniden Excel'e aktarılması ve tek tek mektup hazırlanması yerine veriler doğrudan mutabakat sürecinde kullanılabilir.

Toplu mutabakat gönderimi

ERP'den alınan veriler kullanılarak çok sayıda cariye toplu gönderim yapılabilir.

Mutabakat durumlarının merkezi takibi

Gönderilen, teslim edilen, yanıtlanan veya bekleyen mutabakatlar panel üzerinden takip edilebilir.

Ekstre farklarının daha hızlı bulunması

Karşı kurum kendi ekstresini yüklediğinde iki ekstre otomatik olarak karşılaştırılabilir. Satır bazlı tutar ve tarih uyuşmazlıkları incelenebilir.

Dijital arşiv

Mutabakat dönemleri arşivlenebilir ve geçmiş mektuplara ve yanıtlara geriye dönük erişim sağlanabilir.

ERP Entegrasyonunda Güvenlik Nasıl Sağlanır?

ERP entegrasyonlarında en önemli konulardan biri finansal verilerin güvenli şekilde işlenmesidir.

Mutabıkız'ın dokümanında sadece okuma (read-only) mimarisi belirtilmektedir. Onaylı veritabanı tablolarında yalnızca okuma erişimi uygulanır ve ERP verilerine sistem tarafından yazma yapılmaz.

Ayrıca ham ERP verilerinin kalıcı olarak tutulmadığı; verilerin sorgu sırasında çekilip işlendiği belirtilmektedir. Sistemde işlem ve iz kayıtları arşivlenir.

Bu yaklaşım, ERP ile e-mutabakat entegrasyonunun kurumun mevcut BT mimarisi içerisinde değerlendirilmesine olanak sağlar.

ERP E-Mutabakat Entegrasyonu Kaç Adımda Yapılır?

Mutabıkız'ın canlıya geçiş planı dört temel aşamadan oluşur:

1. Bağlantı ve mimari

Kurumun altyapısına uygun olarak Gateway, API veya veritabanı bağlantı modeli belirlenir.

2. Ayar ve test

Sorgular ve veri sütunları kuruma göre özelleştirilir ve test ortamında veriler doğrulanır.

3. Pilot kullanım

Seçilen sınırlı bir müşteri grubuyla pilot gönderim yapılır ve süreç test edilir.

4. Canlı kullanım

Testler tamamlandıktan sonra süreç tüm müşteri portföyüne yaygınlaştırılabilir.

ERP ile E-Mutabakat Entegrasyonunda Hangi Yöntem Kullanılmalı?

Tek bir entegrasyon yönteminin bütün şirketler için uygun olduğunu söylemek doğru değildir.

Şirketin ERP yapısı, mevcut veritabanı, API altyapısı, BT güvenlik politikaları ve operasyonel ihtiyaçları dikkate alınmalıdır.

Genel olarak:

Mutabıkız, bu farklı yöntemleri destekleyerek kurumun mevcut teknik mimarisine göre entegrasyon modeli oluşturulmasına olanak sağlar.

Sık Sorulan Sorular

ERP ile e-mutabakat nedir?

ERP ile e-mutabakat, ERP sistemindeki cari hesap ve finansal verilerin elektronik mutabakat sürecinde kullanılmasıdır. Böylece mutabakat gönderimi, yanıtların takibi ve fark analizi dijital ortamda yönetilebilir.

ERP e-mutabakat entegrasyonu nasıl yapılır?

Mutabıkız'da entegrasyon; Gateway, REST API, doğrudan veritabanı bağlantısı veya Excel içe aktarımı gibi yöntemlerle gerçekleştirilebilir. Uygun yöntem kurumun mevcut BT ve ERP altyapısına göre belirlenir.

Excel ile e-mutabakat yapılabilir mi?

Evet. Mutabıkız'da Excel içe aktarımı desteklenir. Ayrıca karşı kurum kendi Excel ekstresini portala yükleyebilir ve ekstreler otomatik olarak karşılaştırılabilir.

ERP verileri Mutabıkız'da kalıcı olarak tutulur mu?

Mutabıkız dokümanına göre ham ERP verisi kalıcı olarak tutulmaz. Veriler sorgu sırasında çekilip işlenir; sistemde meta veriler ve işlem kayıtları arşivlenir.

Mutabıkız ERP'ye veri yazabilir mi?

Dokümana göre entegrasyonda sadece okuma (read-only) erişimi uygulanır ve ERP verilerine sistem tarafından yazma yapılmaz.

E-Mutabakat entegrasyonu ne kadar sürer?

Mutabıkız'ın dokümanında süreç; bağlantı ve mimari, ayar ve test, pilot kullanım ve canlı yaygınlaştırma olmak üzere dört aşamada tanımlanmıştır. Belirli bir sabit süre verilmemektedir.

ERP ile e-mutabakat entegrasyonu, muhasebe ve finans ekiplerinin manuel mutabakat operasyonlarını dijitalleştirmesine yardımcı olur. ERP'den alınan verilerle toplu mutabakat gönderilebilir, e-posta teslim ve yanıt durumları takip edilebilir, karşı tarafın yüklediği ekstreler otomatik olarak karşılaştırılabilir ve geçmiş işlemler dijital olarak arşivlenebilir.

Mutabıkız; Gateway, REST API, veritabanı bağlantısı ve Excel gibi farklı veri bağlantı yöntemleri sayesinde farklı kurum altyapılarına göre e-mutabakat süreçlerinin yapılandırılmasını destekler.

ERP sisteminizdeki cari hesap verilerini manuel işlemler yerine dijital ve izlenebilir bir e-mutabakat sürecinde yönetmek için Mutabıkız'ı inceleyebilirsiniz.