Excel ile Cari Mutabakat Nasıl Yapılır? Adım Adım Rehber

Cari hesap mutabakatı, işletmelerin müşterileri ve tedarikçileriyle olan borç, alacak ve bakiye bilgilerinin karşılıklı olarak doğrulanmasını sağlayan önemli bir muhasebe sürecidir.

Özellikle çok sayıda cari hesapla çalışan işletmelerde mutabakat sürecinin Excel üzerinden yürütülmesi başlangıçta pratik görünse de; veri hazırlama, mutabakat mektuplarını oluşturma, e-posta gönderme, cevapları takip etme ve yanıt vermeyen firmalara hatırlatma yapma gibi işlemler zamanla önemli bir operasyonel yük oluşturabilir.

Peki Excel ile cari mutabakat nasıl yapılır? Hangi adımlar izlenir ve işletmeler bu süreci nasıl daha kolay yönetebilir?

Excel ile Cari Mutabakat Nedir?

Excel ile cari mutabakat, işletmenin cari hesaplarına ait borç, alacak ve bakiye bilgilerinin bir Excel dosyası üzerinden hazırlanması ve karşı tarafla paylaşılması sürecidir.

Muhasebe veya finans ekipleri genellikle ERP ya da muhasebe programlarından aldıkları cari hesap verilerini Excel'e aktararak mutabakat listelerini oluşturur.

Bu yöntemde temel amaç, işletmenin kayıtlarındaki bakiye ile karşı tarafın kayıtlarının aynı olup olmadığını kontrol etmektir.

Excel ile Cari Mutabakat Nasıl Yapılır?

Excel üzerinden cari mutabakat yapmak için genel olarak aşağıdaki adımlar izlenir.

1. Cari Hesap Verileri Hazırlanır

Öncelikle mutabakat yapılacak müşterilerin veya tedarikçilerin cari hesap bilgileri hazırlanır.

Bu tabloda işletmenin ihtiyacına göre;

• Cari firma adı
• Cari kodu
• E-posta adresi
• Borç bakiyesi
• Alacak bakiyesi
• Bakiye
• Mutabakat dönemi

gibi bilgiler yer alabilir.

Veriler doğrudan Excel'de hazırlanabileceği gibi kullanılan ERP veya muhasebe sisteminden Excel formatında dışarı aktarılabilir.

2. Cari Hesap Bakiyeleri Kontrol Edilir

Mutabakat gönderilmeden önce Excel dosyasındaki bilgilerin kontrol edilmesi gerekir.

Özellikle;

• Cari kodlarının doğru olması,
• Firma bilgilerinin güncel olması,
• E-posta adreslerinin doğru olması,
• Borç ve alacak tutarlarının kontrol edilmesi,
• Mutabakat döneminin doğru belirlenmesi

önemlidir.

Bu aşamada yapılan bir hata, yanlış bakiyenin karşı tarafa gönderilmesine neden olabilir.

3. Mutabakat Mektubu Hazırlanır

Kontroller tamamlandıktan sonra cari hesap bilgileri kullanılarak mutabakat mektubu hazırlanır.

Mutabakat mektubunda genellikle işletmenin karşı taraftan teyit etmek istediği bakiye ve ilgili dönem bilgileri bulunur.

Az sayıda cari hesap için bu işlem manuel olarak yapılabilir. Ancak yüzlerce veya binlerce cari hesap söz konusu olduğunda her firma için ayrı ayrı belge hazırlamak ciddi zaman kaybına neden olabilir.

4. Mutabakatlar Karşı Tarafa Gönderilir

Hazırlanan mutabakat mektupları müşterilere veya tedarikçilere e-posta yoluyla gönderilir.

Manuel Excel sürecinde burada önemli bir sorun ortaya çıkar:

Hangi firma için mutabakat gönderildi?

Hangi firma maili aldı?

Kim mutabık kaldı?

Kim cevap vermedi?

Kime tekrar hatırlatma gönderilecek?

Bu bilgilerin ayrı Excel listelerinde veya e-posta kutularında takip edilmesi, cari hesap sayısı arttıkça zorlaşabilir.

5. Gelen Yanıtlar Takip Edilir

Karşı taraf bakiyeyi kontrol ettikten sonra mutabık olduğunu veya farklı bir bakiye bulunduğunu bildirebilir.

Bakiye uyuşmazlığı varsa hangi faturanın veya işlemin farklı olduğu ayrıca incelenir.

Bu nedenle sadece mutabakat mektubunu göndermek yeterli değildir. Gönderim sonrasındaki yanıtların da düzenli olarak takip edilmesi gerekir.

6. Yanıt Vermeyen Firmalara Hatırlatma Yapılır

Mutabakat sürecinin en fazla zaman alan aşamalarından biri de cevap vermeyen firmaların takibidir.

Gönderilen e-postanın ulaşıp ulaşmadığının kontrol edilmesi, cevap vermeyen firmaların belirlenmesi ve yeniden hatırlatma gönderilmesi gerekir.

Cari sayısı arttıkça bu takip manuel olarak yönetilmesi zor bir sürece dönüşebilir.

Excel ile Cari Mutabakat Yapmanın Avantajları

Excel'in mutabakat süreçlerinde kullanılmasının bazı avantajları vardır.

Kolay Başlangıç

Ek bir yazılım kullanmadan mevcut Excel altyapısıyla çalışmaya başlanabilir.

Esnek Veri Yapısı

İşletmenin ihtiyacına göre sütunlar eklenebilir ve cari hesap bilgileri farklı şekillerde düzenlenebilir.

Kolay Veri Aktarımı

ERP veya muhasebe programlarından alınan veriler Excel formatında düzenlenebilir.

Ancak Excel'in sağladığı bu avantajlar, cari hesap sayısı ve işlem hacmi arttığında tek başına yeterli olmayabilir.

Excel ile Cari Mutabakatın Zorlukları Nelerdir?

Excel, verilerin hazırlanması için kullanışlı bir araç olsa da mutabakatın tamamını Excel üzerinden yönetmek operasyonel olarak zorlaşabilir.

Özellikle;

• Çok sayıda cari hesabın takibi,
• Mutabakat mektuplarının hazırlanması,
• Toplu e-posta gönderimi,
• Gönderim durumlarının izlenmesi,
• Cevapların kaydedilmesi,
• Yanıt vermeyen firmaların belirlenmesi,
• Hatırlatma gönderimleri,
• Uyuşmazlıkların takibi,
• Geçmiş mutabakatların arşivlenmesi

manuel iş yükünü artırabilir.

Bu nedenle Excel'i tamamen ortadan kaldırmak yerine, Excel'deki verileri daha otomatik bir mutabakat sürecinin başlangıç noktası olarak kullanmak daha verimli bir yaklaşım olabilir.

Excel'den E-Mutabakata Geçiş

Mutabakat süreçleri büyüdüğünde işletmeler Excel'de hazırladıkları verileri bir e-mutabakat sistemine aktararak gönderim ve takip süreçlerini dijitalleştirebilir.

Mutabıkız'da Excel içe aktarımı, ERP entegrasyonu tamamlanmadan manuel ve hızlı bir başlangıç imkanı sunar. Bunun yanında ERP, API ve veritabanı bağlantılarıyla farklı veri aktarım yöntemleri de kullanılabilir.

Böylece Excel'de hazırlanan cari hesap verileri yalnızca bir liste olarak kalmaz; mutabakat gönderim ve takip sürecinin parçası haline gelir.

Mutabıkız ile Excel Verilerinden Mutabakat Sürecini Yönetin

Mutabıkız, Excel ile hazırlanan cari hesap verilerinden başlayarak mutabakat sürecinin gönderim ve takip aşamalarını dijital ortamda yönetmeye yardımcı olur.

Platformda toplu gönderim ile yüzlerce cari hesaba mutabakat mektubu iletilebilir. Gönderim sonrasında e-postaların teslim, açılma ve tıklanma durumları takip edilebilir; yanıtlanmayan mutabakatlar için otomatik hatırlatmalar oluşturulabilir.

Ayrıca karşı taraf kendi Excel ekstresini portala yükleyebilir ve iki ekstre otomatik olarak karşılaştırılabilir. Böylece bakiye uyuşmazlıklarının hangi satırlardan kaynaklandığını daha kolay incelemek mümkün olur.

Excel'den başlayın, mutabakat sürecini dijitalleştirin.

Excel ile cari hesap verilerinizi hazırlıyor ancak gönderim, yanıt takibi ve hatırlatma süreçlerinde zaman kaybediyorsanız, Mutabıkız ile bu süreci tek bir platform üzerinden yönetebilirsiniz.

Mutabıkız'ı keşfedin ve e-mutabakat sürecinizi dijitalleştirin.