SAP ile E-Mutabakat Süreci Nasıl Yönetilir?

SAP kullanan işletmelerde cari hesap mutabakatı, yüksek işlem hacmi ve çok sayıda müşteri veya tedarikçi nedeniyle manuel olarak yönetildiğinde finans ekipleri için önemli bir operasyonel yük oluşturabilir. Excel dosyalarının hazırlanması, mutabakat mektuplarının gönderilmesi, yanıtların takip edilmesi ve uyuşmazlıkların incelenmesi zaman alan süreçlere dönüşebilir.

SAP ile e-mutabakat entegrasyonu, bu sürecin dijital ortamda daha merkezi, izlenebilir ve otomatik şekilde yönetilmesine yardımcı olabilir.

Bu noktada Mutabıkız, SAP dahil kurumsal ERP sistemlerinden alınan finansal verilerin e-mutabakat süreçlerine aktarılmasını, mutabakatların toplu olarak gönderilmesini, yanıtların takip edilmesini ve sonuçların raporlanmasını sağlayan bir e-mutabakat platformu olarak konumlanmaktadır.

SAP ile E-Mutabakat Nedir?

SAP ile e-mutabakat; SAP sisteminde bulunan cari hesap, borç, alacak ve bakiye gibi bilgilerin e-mutabakat platformuna aktarılması ve mutabakat sürecinin dijital olarak yürütülmesi anlamına gelir.

Geleneksel yöntemde finans ekibi SAP'den gerekli raporları alabilir, Excel dosyaları hazırlayabilir, mutabakat mektuplarını oluşturabilir ve müşterilere tek tek e-posta gönderebilir.

E-mutabakat sisteminde ise bu işlemler merkezi bir platform üzerinden yönetilebilir.

Genel süreç şu şekilde ilerler:

SAP → Veri aktarımı → Mutabakat mektubu → Toplu gönderim → Karşı taraf yanıtı → Raporlama

Mutabıkız'ın mevcut web sitesinde e-mutabakat sürecinin Gateway, veritabanı bağlantısı veya Excel aktarımı üzerinden yürütülebildiği ve SAP dahil kurumsal ERP sistemleriyle çalışabildiği belirtilmektedir.

SAP ile E-Mutabakat Süreci Nasıl İşler?

SAP kullanan bir işletmede Mutabıkız ile e-mutabakat süreci temel olarak birkaç aşamada ele alınabilir.

1. SAP'deki Finansal Veriler Alınır

İlk aşamada mutabakat için ihtiyaç duyulan veriler SAP veya kurumun mevcut veri altyapısından alınır.

Bunlar işletmenin mutabakat senaryosuna göre;

• Cari hesap bilgileri
• Müşteri veya tedarikçi bilgileri
• Borç bakiyeleri
• Alacak bakiyeleri
• Dönem bilgileri
• İşlem tarihleri
• Vade bilgileri
• Ekstre hareketleri

gibi bilgiler olabilir.

Mutabıkız, mevcut sistemin değiştirilmesini gerektirmeden farklı veri bağlantı yöntemleriyle çalışacak şekilde tasarlanmıştır. Platformun entegrasyon sayfasında SAP dahil ERP sistemleri ile birlikte farklı veritabanları ve Excel aktarımı desteklenmektedir.

2. Veri Mutabakat Sürecine Aktarılır

SAP'den alınan verilerin Mutabıkız'a aktarılması için farklı yöntemler kullanılabilir.

Platformda;

• Gateway
• API
• Veritabanı bağlantısı
• Excel import

gibi yöntemler sunulmaktadır.

Özellikle Gateway yaklaşımında kurumun mevcut veri altyapısına kontrollü erişim sağlanması hedeflenmektedir. Mutabıkız'ın dokümanında Gateway, REST API, doğrudan veritabanı erişimi ve Excel aktarımı ayrı entegrasyon seçenekleri olarak tanımlanmıştır.

Bu sayede işletmenin mevcut SAP altyapısını değiştirmeden e-mutabakat sürecinin ayrı bir platform üzerinden yürütülmesi mümkün hale gelir.

3. Mutabakat Mektubu Otomatik Hazırlanır

Veriler sisteme aktarıldıktan sonra dönem bazlı mutabakat mektupları oluşturulabilir.

Mutabıkız'da mutabakat mektupları için kuruma özel veri alanları ve sütun yapıları kullanılabilir.

Ayrıca mektuplar belirli bir döneme bağlanarak geçmiş işlemlerin daha düzenli şekilde arşivlenmesi sağlanabilir.

Bu yapı özellikle yüksek sayıda cari hesapla çalışan şirketlerde önemlidir.

Çünkü finans ekibinin her müşteri için ayrı ayrı belge hazırlaması yerine süreç merkezi olarak yönetilebilir.

4. SAP'den Gelen Cari Hesaplar Toplu Olarak Gönderilir

SAP sisteminde yüzlerce veya binlerce cari hesap bulunan işletmeler için en önemli avantajlardan biri toplu gönderimdir.

Mutabıkız ile hazırlanan mutabakat mektupları toplu olarak e-posta üzerinden gönderilebilir.

Gönderim öncesinde;

• Cari sayısı
• Alıcı bilgileri
• Şablon
• Veri alanları

kontrol edilebilir.

Gönderim sırasında oluşabilecek hatalar ayrıca raporlanabilir ve bir adresteki hata nedeniyle diğer gönderimlerin kesilmemesi sağlanabilir.

5. Müşteri veya Tedarikçi Tek Link ile Yanıt Verir

E-mutabakat sürecinin önemli aşamalarından biri karşı tarafın yanıt vermesidir.

Mutabıkız'da müşterinin veya tedarikçinin ayrıca sisteme kullanıcı hesabı oluşturması gerekmeksizin e-postadaki bağlantı üzerinden mutabakat ekranına ulaşması hedeflenir.

Karşı taraf;

Mutabıkız

veya

Mutabık Değiliz

seçeneklerinden uygun olanı seçebilir.

İtiraz durumunda açıklama alınabilir.

Platformun dokümanında bu sürecin mobil cihazlarla da uyumlu olduğu belirtilmektedir.

6. Yanıtlar Gerçek Zamanlı Takip Edilir

SAP'den veriyi almak ve mutabakat mektubunu göndermek sürecin tamamı değildir.

Finans ekibinin asıl ihtiyaçlarından biri, gönderilen mutabakatların hangi aşamada olduğunu görebilmektir.

Mutabıkız dashboard'u üzerinden;

• Gönderilen mutabakatlar
• Teslim edilenler
• Bekleyenler
• Yanıtlananlar
• Mutabık olanlar
• Mutabık olmayanlar

takip edilebilir.

Ayrıca e-postanın teslim edilme, açılma ve portal bağlantısına tıklanma durumları izlenebilir.

Mutabıkız'ın güncel web sitesinde de gerçek zamanlı dashboard üzerinden gönderilen, yanıtlanan, mutabık olan ve mutabık olmayan kayıtların takip edilebildiği belirtilmektedir.

SAP E-Mutabakat Entegrasyonunda Uyuşmazlıklar Nasıl Yönetilir?

Mutabakat sonucunun “Mutabık Değiliz” olması, sürecin en önemli aşamalarından biridir.

Örneğin SAP'deki bakiye ile müşterinin kendi kayıtları arasında fark bulunabilir.

Geleneksel yöntemde bu durumda;

1. Karşı taraftan ekstre istenir.
2. Excel dosyası alınır.
3. SAP kayıtları ile Excel karşılaştırılır.
4. Farklı satırlar manuel olarak aranır.
5. Eksik veya hatalı işlemler belirlenmeye çalışılır.
6. E-posta veya telefon görüşmeleri yapılır.

Bu süreç özellikle yüksek işlem hacminde oldukça zaman alabilir.

Mutabıkız Ekstre Portalı

Mutabıkız'da karşı taraf kendi ekstresini Excel formatında yükleyebilir.

Sistem iki tarafın kayıtlarını karşılaştırmaya yardımcı olur ve farkların incelenebileceği bir portal sunar. Yapılan işlemler, yüklenen ekstreler ve açıklamalar da kayıt altına alınabilir.

Bu özellik, SAP ile çalışan işletmeler açısından özellikle önemlidir. Çünkü SAP'deki kayıt ile müşterinin kendi muhasebe kayıtları arasındaki farkların daha sistematik şekilde incelenmesine yardımcı olur.

SAP E-Mutabakat Entegrasyonunda Otomatik Hatırlatma

Mutabakat mektubunun gönderilmesinden sonra bazı müşteriler veya tedarikçiler yanıt vermeyebilir.

Manuel yöntemde finans çalışanının bu firmaları belirlemesi ve tekrar e-posta göndermesi gerekir.

Mutabıkız'da ise yanıtlanmayan mutabakatlar için otomatik hatırlatma mekanizmaları kullanılabilir.

Hatırlatma;

• Başlangıç tarihi
• Tekrar sıklığı
• Son gönderim zamanı
• Yanıt durumu

gibi bilgiler üzerinden takip edilebilir.

Bu sayede SAP'deki cari hesap bilgilerinden başlayan mutabakat süreci, karşı tarafın yanıtına kadar merkezi olarak takip edilebilir.

SAP ile Mutabıkız Kullanmanın Avantajları

SAP kullanan işletmeler açısından e-mutabakat platformunun sağlayabileceği temel avantajlar şöyle özetlenebilir:

Merkezi Yönetim

Mutabakat gönderimleri, yanıtlar ve raporlar tek platformdan takip edilebilir.

Toplu Gönderim

Çok sayıda cari hesaba mutabakat mektubu gönderilebilir.

Otomatik Yanıt Takibi

Kimlerin yanıt verdiği, kimlerin beklediği ve hangi kayıtların itiraz ettiği görülebilir.

Ekstre Karşılaştırma

Mutabık olmayan kayıtların incelenmesi için karşı tarafın ekstresini yükleyebileceği portal kullanılabilir.

Raporlama

Mutabakat sonuçları dönemsel olarak analiz edilebilir ve Excel/PDF çıktıları alınabilir.

Kontrollü Veri Erişimi

Mutabıkız'ın dokümanında ham ERP verisinin kalıcı olarak tutulmadığı ve ERP tablolarına yalnızca okuma yetkisiyle erişim yaklaşımının kullanıldığı belirtilmektedir.

SAP E-Mutabakat Sürecinde Güvenlik

SAP finansal verileri işletmeler açısından hassas bilgiler içerir. Bu nedenle entegrasyonun yalnızca çalışması değil, kontrollü şekilde çalışması da önemlidir.

Mutabıkız'ın mevcut sitesinde;

• SSL şifreleme
• Rol bazlı erişim
• Gateway
• Sınırlı veri görüntüleme
• İşlem logları
• Yedekleme

gibi güvenlik mekanizmaları belirtilmektedir.

Sunum dokümanında ise sistemin ERP verilerini kalıcı olarak tutmama yaklaşımı ve read-only erişim mimarisi ayrıca açıklanmaktadır.

Bu nedenle SAP entegrasyonunda amaç, mevcut ERP sisteminin çalışma yapısını değiştirmekten ziyade gerekli finansal verilerin kontrollü şekilde e-mutabakat sürecine aktarılmasıdır.

SAP'den E-Mutabakata Örnek İş Akışı

Bir işletmenin SAP kullandığını ve ay sonu 2.000 cari hesap için mutabakat yapmak istediğini düşünelim.

Süreç şu şekilde ilerleyebilir:

1. SAP

Cari hesap ve bakiye bilgileri alınır.

↓

2. Veri aktarımı

Gateway, API, veritabanı bağlantısı veya uygun veri aktarım yöntemiyle bilgiler Mutabıkız'a aktarılır.

↓

3. Mutabakat mektubu

Döneme ait cari bilgiler kullanılarak mutabakat mektupları hazırlanır.

↓

4. Toplu gönderim

Mutabakatlar müşterilere veya tedarikçilere e-posta ile gönderilir.

↓

5. Karşı taraf yanıtı

Karşı taraf link üzerinden mutabık olduğunu veya mutabık olmadığını bildirir.

↓

6. Fark analizi

Mutabık olmayan kayıtlar için karşı taraf ekstre yükleyebilir.

↓

7. Hatırlatma

Yanıt vermeyen firmalar için otomatik hatırlatma çalıştırılabilir.

↓

8. Raporlama

Finans ekibi tüm sonuçları dashboard üzerinden takip eder.

Bu yapı sayesinde SAP'deki finansal kayıtlarla başlayan süreç, mutabakat ve raporlama aşamasına kadar tek bir dijital akışta yönetilebilir.

SAP Kullanıyorsanız E-Mutabakat Sürecinizi Dijitalleştirebilirsiniz

SAP kullanan işletmelerde yüksek cari hesap hacmi, manuel mutabakat süreçlerini daha karmaşık hale getirebilir.

Excel dosyaları, manuel e-posta gönderimleri ve tek tek yanıt takibi yerine SAP ile entegre çalışan bir e-mutabakat platformu, sürecin merkezi olarak yönetilmesine yardımcı olabilir.

Mutabıkız; SAP dahil kurumsal ERP sistemleriyle entegrasyon, toplu e-mutabakat gönderimi, link üzerinden onay/red, e-posta takip, ekstre karşılaştırma, otomatik hatırlatma ve gerçek zamanlı raporlama gibi özellikleri tek platformda bir araya getiriyor.

SAP altyapınızı değiştirmeden e-mutabakat süreçlerinizi nasıl dijitalleştirebileceğinizi görmek için:

Mutabıkız'ı İnceleyin →

Sık Sorulan Sorular

SAP ile e-mutabakat yapılabilir mi?

Evet. Mutabıkız'ın güncel web sitesinde SAP dahil kurumsal ERP sistemleriyle entegrasyon desteği belirtilmektedir. Veri aktarımı için Gateway, API, veritabanı bağlantıları ve Excel gibi yöntemler sunulmaktadır.

SAP'deki veriler Mutabıkız'a nasıl aktarılır?

Kurumun altyapısına göre Gateway, API, veritabanı bağlantısı veya Excel aktarımı kullanılabilir.

SAP'den gelen müşterilere toplu mutabakat gönderilebilir mi?

Evet. Mutabıkız toplu e-mutabakat gönderimini desteklemektedir.

Müşterinin Mutabıkız'a üye olması gerekir mi?

Hayır. Karşı taraf e-postadaki bağlantı üzerinden kullanıcı adı ve şifre gerektirmeden mutabakat ekranına ulaşabilir.

Mutabık olmayan cari hesaplarda ne yapılabilir?

Karşı taraf ekstre portalı üzerinden kendi ekstresini yükleyebilir. Sistem iki tarafın kayıtlarının karşılaştırılmasına yardımcı olur.

SAP e-mutabakat sürecinin sonuçları raporlanabilir mi?

Evet. Mutabıkız'da gerçek zamanlı dashboard, dönemsel raporlama ve Excel/PDF çıktıları sunulmaktadır.